Nasveti in ideje za načrtovanje slavnostne večerje zbiranja sredstev

Načrtovanje Zabave

Uživam, ko ljudem pomagam pri načrtovanju in pripravi njihovih večjih dogodkov in zabav.

Zbiranje denarja za neprofitno organizacijo zahteva veliko podpore in je močno odvisno od zbiranja sredstev. Ustvarjanje ozaveščenosti in poudarjanje pomena vaše organizacije zahteva skrbno načrtovanje, premislek in pogosto strog proračun. Dejstvo, da večina denarja za neprofitne organizacije prihaja iz donacij in drugih oblik zunanje podpore, pomeni, da je treba vsako slavnostno večerjo načrtovati z upoštevanjem vseh podrobnosti. Tukaj je nekaj načinov za poenostavitev procesa načrtovanja in ustvarjanje prijetnega okolja za svoje podpornike.

Imenovati odbore

Eden od ključev pri načrtovanju gala zbiranja sredstev je skrbno preučiti vsak element. Razdelitev vsake posamezne naloge na manjše načrtovalne odbore omogoča pravilno vodenje vsakega vidika in ponuja bolj osredotočen pristop. Vsak odbor bo imel svoj dnevni red, vendar je pomembno vzpostaviti komunikacijo med vsako skupino skozi celoten proces načrtovanja. Organizirajte odbor za naslednja področja in povečajte uspeh svojega zbiranja sredstev.

Vabila

Jasna izjava o namenu vašega gala zbiranja sredstev je najboljši način za iskanje podpore za vaš namen. Vsako vabilo mora imeti občutek personalizacije in jasno začrtati namen dogodka. Pisanje vabil za slavnostno večerjo je umetnost, ki jo je pomembno spoznati. Informacije morajo vključevati datum, uro, kraj, ceno dogodka in naslov RSVP. Pri pisanju in oblikovanju vabil je treba upoštevati 7 stvari.

Nasveti za pisanje gala vabila

1. Jasno navedite namen zbiranja sredstev in komu bo to koristilo.
2. Vključite podrobnosti v zvezi s hrano in pijačo, na primer, kdaj bo postrežena večerja, ali bo pijača postrežena ali ne, in ali bo vključeval odprt ali gotovinski bar.
3. Gostom sporočite formalnost dogodka. Če je slavnostna akcija zbiranja sredstev črna, obvezno vključite te podatke.
4. Če dogodek poteka na prizorišču, ki ga gostje morda ne poznajo, obvezno vključite navodila.
5. Poudarite temo gala zbiranja sredstev, če ste ga izbrali.
6. Navedite vse edinstvene znamenitosti, ki bi lahko pomagale pritegniti podpornike.
7. Priložena mora biti kartica za odgovor in pustiti prostor za njihovo ime in način plačila, če je primerno.

Zabava

Gala dogodki zbiranja sredstev so zasnovani s poslovnimi mislimi, ponujajo pa tudi zabavo in sprostitev. Živa glasba, odrske predstave in drugi dogodki ustvarjajo edinstveno in udobno okolje za vaše goste. Ne glede na to, ali gre za nekaj tako preprostega, kot je zasedba v živo ali tako ekstravagantno, kot je tematska produkcija, bo dodatek zabave v živo poskrbel za vaše goste med zbiranjem sredstev. Če ste izbrali temo, obvezno rezervirajte predstave ali izberite oblike zabave, ki jo dopolnjujejo.

dejavnosti

Pri zbiranju sredstev gre za ustvarjanje kapitala za dober namen. Včasih je morda težko zbrati denar, vendar nekateri dogodki omogočajo zabavne in koristne načine ustvarjanja dohodka. Dražbe, žrebanja in druge dejavnosti je mogoče načrtovati in lahko ponudijo privlačen način zbiranja donacij in gostom ponudijo nekaj za spomin na dogodek. Nekaj ​​idej za gala dogodek zbiranja sredstev vključuje:

• Žrebanje
• Razprodaja slaščic
• Avtopralnica
• Casino Night
• Dobrodelni golf turnir
• Bingo noč

PR/marketing

Uspeh katerega koli gala dogodka je odvisen od širjenja besede o vašem cilju. Uspešna ekipa za odnose z javnostmi in marketing lahko ustvari tako sponzorje kot podporo za vaš namen. Pomagajte svojemu gala zbiranju sredstev, da doseže svoj polni potencial, tako da sodelujete s tistimi, ki jih to zanima in imajo možnost, da pripomorejo k vašemu cilju. Tukaj je nekaj učinkovitih načinov za stik s potencialnimi podporniki:

Nasveti za javnost

• Uporabite brezplačna spletna mesta družbenih medijev, da širite glas o svoji organizaciji in komunicirate s tistimi, ki jo podpirajo.
• Obrnite se na lokalni časopis in naj vaš dogodek dodajo v svoj koledar dogodkov.
• Označite dogodek na svojem blogu. Če še nimate spletnega dnevnika za svojo organizacijo, ga začnite, da boste posameznike obveščali o tem, kaj želi doseči vaše podjetje.
• Obrnite se na druge bloge in organizacije, ki podpirajo vaš cilj ali imajo podobne cilje, in jih vprašajte, ali bodo povezovali ali promovirali vaš dogodek.
• Ustvarite vizualno osupljive letake in jih razdelite lokalnim podjetjem.
• Pošljite sporočila za javnost lokalnim časopisom in revijam, ki poudarjajo vašo organizacijo in vašo slavnostno zbiranje sredstev.

Okraski

Ustvarjanje edinstvenega okolja za vašo gala zbiranje sredstev je nujno. Ne glede na to, ali gre za pogosto uporabljeno temo zbiranja sredstev ali za vašo lastno kreacijo, elegantni okraski zagotavljajo prijetno okolje za vse vpletene. Vsaka slavnostna akcija zbiranja sredstev je edinstvena izkušnja in vsaka dekoracija naj odraža občutek intimnosti in pomaga graditi nepozabno okolje.

Primer tematskega zbiranja sredstev je lahko noč v Las Vegasu ali igralnici. Vaši okraski bi lahko vključevali vhod v Las Vegasu, osrednje elemente za salonske igre, mize s kartami in barvno shemo, ki jo lahko najdete v igralnici. Dejavnosti bi vključevale igre na srečo in nagrade, ki jih imajo srečni gostje možnost osvojiti. Ustvarjanje edinstvenega okolja zagotavlja gostom zabavo in čudovit ambient, hkrati pa zbira denar za vašo organizacijo.

Sponzorstvo

Načrtovanje vrhunskega gala dogodka zahteva veliko kapitala. Za popoln načrt vsakega dogodka bo vaš dogodek verjetno potreboval sponzorstvo. Za pridobivanje podpore za vaš cilj bo potrebno veliko mreženja in vzpostavitve močnih poslovnih odnosov, zato je za to nalogo nujno imeti odbor, ki je posvečen tej nalogi. pripravi vrhunsko gala večerjo . Tukaj je nekaj nasvetov za pridobitev sponzorstva za vaš dogodek:

Kako najti in obdržati sponzorje

• Zgradite močno mrežo: partnerji, zaposleni, člani upravnega odbora in drugi posamezniki, ki so tesno povezani z vašo organizacijo, vam bodo morda lahko predstavili možne sponzorje in pomagali pri nadaljnji širitvi vaše mreže.
• Izvedite raziskavo: obstaja nešteto področij, kjer je mogoče pridobiti sponzorstvo, in obstaja veliko različnih zainteresiranih podjetij. Ugotovite, katera podjetja zaposlujejo sponzorstvo in preverite, ali ustrezajo vaši organizaciji.
• Obrnite se na lokalne medije: Lokalni časopisi in radijske postaje se želijo vključiti v svojo skupnost in lahko ponudijo brezplačno oglaševanje, morda pa so tudi pripravljeni prispevati za vaš dogodek.
• Zagotovite sponzorske ugodnosti: zagotovite svojim sponzorjem nagrade, da pokažete, da cenite njihovo podporo. VIP vstopnice, oglaševanje njihovega podjetja, povezave do njihovega spletnega mesta in druge ugodnosti dajejo sponzorjem spodbudo za podporo vaši organizaciji in načine za izgradnjo dolgoročnega poslovnega odnosa.
• Gradite trajne odnose: Delo s sponzorji in ustvarjanje vzajemno koristnega odnosa je odličen način, da zagotovite, da bodo še naprej podpirali vašo organizacijo. Še naprej komunicirajte s predstavniki svojih sponzorjev in se prepričajte, da so izpolnjene tako njihove kot vaše potrebe.

Hvala

Odličen način, da ohranite svojo družbo svežo v glavah gostov in pokažete svojo hvaležnost, je, da vsakemu udeležencu in gostu na slavnostnem zbiranju sredstev pošljete zahvale. Ta znak spoštovanja gostom pokaže, da vas zanima trajno razmerje in da njihov prispevek ni ostal neopažen.

Zbiranje denarja za neprofitno organizacijo je močno odvisno od krepitve zaupanja in prepričevanja gostov, da je vaš namen vredno darovati. Gala večerje zbiranja sredstev so odličen način za razširitev vaše mreže in pridobivanje podpore za vašo organizacijo. Skrbno osredotočanje na vsak vidik procesa načrtovanja zagotavlja, da nobena podrobnost ne bo pozabljena. Udobna in zabavna gala večerja za zbiranje sredstev bo pomirila donatorje in jim odprla misli (in denarnice) za vaš namen.

Dodatni viri

Ideje za uspešno zbiranje sredstev: zbrala Kathy La Plante - Seznam 35 dobrih idej za gala dogodek zbiranja sredstev.

Nasveti za ustvarjanje gala zbiranja sredstev prvič - Iz Kronike filantropije.

Knjige za pomoč pri načrtovanju dogodka zbiranja sredstev - Nekaj ​​uporabnih knjig za organizacije, ki jih lahko uporabljajo pri načrtovanju dogodkov za zbiranje sredstev.

10 navad zelo uspešnih zbiralcev sredstev - Od mnogih načinov zbiranja denarja za organizacijo je ena stvar, ki jo je Jen Johnson (Otis Fundraising) ugotovila, da je vsem skupna, da bi morali vključiti teh deset navad zelo uspešnih zbiralcev sredstev.

Komentarji

Jon D 27. junija 2016:

Kaj se zgodi, če imate eno uro pred večerjo za zbiranje sredstev in gostinec še vedno ni prišel ali se ni oglasil na telefon?

Megan Austin 21. junija 2016:

Koristni nasveti za načrtovanje gala večerje. Te ideje so res koristne za tiste, ki načrtujejo gala večerjo. Hvala za vaše informacije.

Nancy Tate Hellams iz Pendletona, SC 29. avgusta 2014:

Vključen sem v veliko prizadevanj za zbiranje sredstev, zato mi bo to zelo pomagalo. Hvala.

missali 26. februarja 2013:

Zadel si vsako podrobnost! Načrtovanje zbiranja sredstev/gala je lahko precej zahtevna naloga, geesh!